Programma per Disegnare un Flowchart Professionale

Hai il compito di dover disegnare un flowchart ma non sai da dove iniziare? Prima di capire quale programma potresti usare per fare questo lavoro, vogliamo indicare alcune linee guida e suggerimenti che possono essere utili per semplificare il processo di creazione di un diagramma di flusso di alta qualità.

Utilizzare un flowchart maker per creare un diagramma di flusso di alta qualità è fondamentale ma è anche importante considerare gli elementi e i principi alla base di un diagramma di flusso. Buona lettura!

Linee guida per progettare e disegnare un flowchart

C’è da dire che non esiste una “scorciatoia” per creare diagrammi di flusso, ma ci sono diverse linee guida che ti possono aiutare a capire come progettare e  creare flowchart. Ecco un elenco di linee guida da seguire prima di disegnare il flowchart.

1. Concorda un set di simboli standard del diagramma da utilizzare. In alternativa, potrebbe essere disponibile uno standard aziendale. È importante concordare uno standard in quanto vi sono diversi usi comuni in conflitto.
2. Disegna una casella di fine e di inizio nella parte superiore dell’area di lavoro.
3. Aggiungi la prima casella sotto la casella iniziale, identificando la prima azione semplicemente chiedendo “Cosa succede prima?“. Aggiungi una casella appropriata attorno ad esso. Poi aggiungi caselle che identificano l’azione “Cosa succede dopo?” e disegna una freccia per collegarle.
4. Descrivi il processo da tracciare.
5. Inizia con un evento “trigger“.
6. Annota ogni azione successiva in modo conciso e chiaro.
7. Segui il flusso principale (inserisci dettagli extra in altri grafici).
8. Fai riferimenti incrociati alle informazioni di supporto
9. Riunisci il team che deve lavorare sulla descrizione del processo, cioè le persone che sono coinvolte in tutte le parti del processo, per garantire che venga descritto cosa effettivamente accade, piuttosto che una visione idealizzata.
10. Segui il processo fino a una conclusione utile (terminare in un punto “obiettivo“).
11. Se il diagramma finale deve essere utilizzato come parte di un sistema formale, assicurati che sia identificato in modo univoco

Per disegnare correttamente un flowchart devi prendere in considerazione alcune cose, come ad esempio:

1. Definisci i confini del processo con i punti iniziale e finale.
2. Completa il quadro generale prima di inserire i dettagli.
3. Definisci chiaramente ogni fase del processo. Sii preciso e obbiettivo.
4. Identifica i ritardi temporali e le fasi che non aggiungono valore.
5. Fai circolare il diagramma di flusso ad altre persone coinvolte nel processo per ottenere i loro commenti.

I diagrammi di flusso non funzionano se non sono accurati o se il team è troppo lontano dal processo stesso. I membri del team dovrebbero essere veri partecipanti al processo e sentirsi liberi di descrivere ciò che accade realmente. Un flowchart completo deve fornire una visione chiara di come funziona un processo. Con un diagramma di flusso completo, puoi:

1. Identificare i ritardi temporali e le fasi che non aggiungono valore.
2. Identificare la responsabilità per ogni passaggio.
3. Fare un brainstorming per risolvere eventuali problemi nel processo.
4. Determinare gli input principali e minori nel processo con un diagramma di causa ed effetto.
5. Focalizzarsi sui punti problematici più probabili con il generatore di consenso.

Con un software per diagrammi di flusso, è più facile progettare un flowchart dall’aspetto professionale. Non devi prenderti cura della qualità del disegno. In realtà, tutto ciò che devi fare è comprendere l’intero diagramma di flusso del processo. Il software poi potràaiutarti a creare rapidamente diverse tipologie di flowchart come ad esempio flusso di lavoro, diagramma NS, diagramma BPMN, diagrammi di flusso inter-funzionali, diagrammi di flusso di dati ecc… Tra i programmi più popolari per disegnare questi diagrammi c’è sicuramente Visio, oppure Edraw Max

Per quanto riguarda quest’ultimo programma, Edraw Max, si tratta di un software professionale che consente di progettare diagrammi di ogni tipo in modo semplice ed intuitivo. E’ possibile scaricare la versione demo gratuita (per Windows, Mac) dal pulsante seguente:

Dopo il download e l’installazione del programma, dalla schermata iniziale potrai decidere di creare un nuovo flowchart e potrai subito scegliere la tipologia di diagramma da creare. Esistono decine e decine di tipologie di flowchart ed Edraw Max le supporta tutte. Anzi permette anche di utilizzare diagrammi già precompilati che dovrai solo personalizzare.

Per accedere ai modelli di diagramma di flusso Edraw, fai clic su “Flowchart” e poi vedrai tutti i modelli preimpostati (come evidenziato nella figura seguente)

Scegli un modello di flowchart nell’area di lavoro. Subito dopo potrai iniziare a usare gli strumenti di formattazione incorporati e le librerie di forme per personalizzare il diagramma di flusso.

Come vedi è tutto davvero semplice ed intuitivo. Non bisogna essere un ingegnere o architetto per disegnare un flowchart professionale. Grazie a Edraw Max potrai in pochi minuti progettare e disegnare un flowchart completo e dall’aspetto davvero accattivante!

La maggior parte della gente non sa come trattare i diagrammi di flusso quando si è alle prime armi. Tuttavia, la pratica aiuta poi a risolvere questo problema. Un buon diagramma di flusso aiuta a comprendere il flusso di informazioni in un determinato sistema. Se un flowchart non viene creato correttamente, può fuorviare il progettista del sistema o può comportare perdite di tempo/denaro. Pertanto, è molto importante creare attentamente i diagrammi di flusso. E’ sempre consigliato utilizzare un diagramma di flusso prima di inziare a lavorare ad un progetto, specialmente se è un progetto complesso.

Sebbene ci siano molti simboli che possono essere utilizzati nei diagrammi di flusso per rappresentare diversi tipi di passaggi, è possibile creare diagrammi di flusso accurati utilizzando pochissimi di essi (ad es. Processo, Decisione, Avvio, ritardo, cloud).

L’elemento base di un diagramma di flusso è un’azione semplice, che può essere qualsiasi cosa, dal colpire un’incudine al pagamento in contanti, ed è rappresentata da una casella contenente una descrizione dell’azione. La mappatura di “cosa segue cosa” viene mostrata con frecce tra le caselle di azione sequenziale, come mostrato nell’illustrazione. Questo mostra anche le caselle per i punti iniziale e finale del diagramma di flusso in cui normalmente ce n’è uno per ciascuno.

Nella figura seguente puoi vedere la tipologia BASE di un flowchart

I processi diventano più complessi quando devono essere prese decisioni, sulle quali è necessario intraprendere un insieme alternativo di azioni. La decisione è mostrata in un diagramma di flusso come una scatola a forma di diamante contenente una semplice domanda a cui la risposta è “sì” o “no” come mostrato nella figura sotto. Le decisioni più complesse sono costituite da combinazioni di semplici caselle di decisione. Ecco un flowchart decisionale:

I processi spesso si “bloccano” intorno alle decisioni, poiché viene posta la domanda sbagliata o viene data la risposta sbagliata.

Dove le scatole non possono essere collegate direttamente con le linee, le linee separate sono coordinate con le scatole di connessione contenenti nomi corrispondenti. Ciò si verifica in genere quando le linee si incrociano su un’altra pagina come mostrato nell’illustrazione seguente.

Utilizzando più box di connessione, è molto facile che i flow chart diventino molto complessi da comprendere. In termini di dimensioni, un diagramma di flusso di una pagina è perfetto.

I processi di grandi dimensioni possono essere suddivisi in un insieme gerarchico di diagrammi di flusso più piccoli rappresentando un processo di livello inferiore come una singola casella del processo secondario. Si comporta come una normale casella di azione al livello superiore, ma può essere “ingrandita” per esporre un altro diagramma di flusso, come mostrato nella figura seguente (flowchart con sottoprocessi)

Un’ulteriore casella di “azione” che può essere utile quando si analizzano i processi è la casella di attesa, che evidenzia un ritardo (cioè nessuna azione) come nell’illustrazione. Questo è un punto tipico in cui il costo complessivo di un processo può essere migliorato agendo, possibilmente su altri processi, per ridurre il ritardo.

Globosoft

GloboSoft è una software house italiana che progetta e sviluppa software per la gestione dei file multimediali, dispositivi mobili e per la comunicazione digitale su diverse piattaforme.

Da oltre 10 anni il team di GloboSoft aggiorna il blog Softstore.it focalizzandosi sulla recensione dei migliori software per PC e Mac in ambito video, audio, phone manager e recupero dati.