Con la diffusione del formato PDF si è capito col tempo che si tratta di un formato ideale anche per scopi di archiviazione a lungo termine. Sebbene non sia così popolare negli Stati Uniti, l’uso del PDF per l’archiviazione dei file è molto comune in Europa. Questa popolarità ha dato vita a un nuovo standard PDF, appunto PDF/A, una versione ad hoc del PDF ideata per la conservazione digitale dei documenti elettronici. Gli utilizzatori di questo formato sono tantissimi a partire da uffici governativi e vari settori regolamentati come i sistemi legali, finanziari, giornali, ecc…
Basandosi su requisiti globali per un’archiviazione elettronica affidabile, Adobe ha definito già dai primi anni 2000 un derivato stabile del formato PDF basato sulle specifiche proprietarie che potevano essere accettate a livello internazionale come standard per l’archiviazione elettronica a lungo termine. L’ISO (International Organization for Standardization) ha rilasciato per la prima volta uno standard per i documenti PDF/A nel 2005 e questo standard si è evoluto ulteriormente negli ultimi anni.
Sommario
Cos’è il formato PDF/A
PDF/A è un formato che garantisce che i documenti siano autonomi, il che significa che i contenuti vengono sempre visualizzati nello stesso modo ogni volta che il documento viene aperto o stampato. L’idea alla base del PDF/A è che fra molti anni nel futuro gli utenti potranno essere in grado di visualizzare il contenuto del file PDF senza problemi di compatibilità. Il PDF/A fornisce un meccanismo per la rappresentazione di documenti elettronici in modo da preservare il loro aspetto visivo nel tempo indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per creare, archiviare o eseguire il rendering dei file.
I requisiti ISO per i programmi che aprono i file PDF/A includono linee guida per la gestione del colore, supporto per caratteri utilizzati (in modo che il testo possa essere visualizzato correttamente senza fare affidamento a caratteri sostitutivi) e un’interfaccia utente per la lettura di annotazioni incorporate. Sulla base del PDF 1.4, alcune di queste restrizioni riguardano la non presenza di contenuti audio o video, nessun JavaScript, solo colori indipendenti dalla periferica, nessuna crittografia, metadati basati su standard richiesti, nessun oggetto trasparente e nessun modulo XFA.
Tipologie di Documenti PDF/A
Per rendere le cose più complesse sono stati creati diversi livelli di conformità PDF/A: PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDFA/2 e PDF/3.
> PDF / A-1a richiede il tagging per la struttura e caratteri Unicode per il testo. L’obiettivo del PDF/A-1a è l’accessibilità al documento anche per gli utenti con disabilità fisiche. I tag per l’accessibilità consentono agli screen reader di fornire una qualche forma di descrizione per le immagini.
> PDF / A-1b è per contenuti che non hanno tagging di accessibilità; è utile per i documenti scansionati. L’obiettivo del PDF/A-1b è garantire una riproduzione affidabile dell’aspetto visivo del documento.
> PDF / A-2 è la seconda parte dello standard e affronta alcune nuove funzionalità aggiunte con le versioni 1.5, 1.6 e 1.7 del riferimento PDF.
> PDF / A-3 consente l’incorporamento di formati di file arbitrari come XML, CSV e CAD in PDF/A come oggetti archiviati completi.
Quando si cerca supporto del PDF/A, è importante trovare un software che riesca a creare PDF compatibili PDF/A e in grado di soddisfare le proprie esigenze di archiviazione. Esistono molti modi per generare, convertire e salvare PDF in PDF/A. Qui di seguito due strumenti software in grado di creare documenti PDF/A a partire da altri PDF o da documenti Word.
Creare PDF/A con Free PDF TO PDF/A Converter
Il più semplice modo per creare documenti PDF/A-1b (formato usato e approvato in Italia) è PDF 2 PDF/A Converter. Il suo funzionamento è davvero banale e potrai convertire non solo documenti PDF ma anche documenti Word in formato valido PDF/A
Effettua l’installazione del programma e al termine si aprirà questa schemata principale:
Fai clic al centro dello schermo per selezionare il documento PDF o DOC o DOCX da convertire in PDF/A. Puoi anche trascinare direttamente i documenti nella schermata del tool per effettuare la conversione multipla e contemporanea.
Al termine della conversione si aprirà la cartella in cui sono stati salvati i file PDF di tipo PDF/A. Tutto qui!
Creare PDF/A con PDFelement
Puoi scaricare e provare gratis PDFelement Professional sul tuo PC o Mac. Ecco i link della versione demo:
Schermata iniziale del programma:
Qualsiasi documento PDF/A può essere aperto con questo programma e può essere anche modificato sfruttando tutte le funzioni presenti in esso. Al termine delle modifiche è possibile salvare ancora in formato PDF/A andando semplicemente nel menu FILE –> SALVA –> ALTRI PDF –> PDF/A come si vede dalla figura seguente:
Con PDFelement Professional è anche possibile convertire un PDF qualsiasi in formato PDF/A semplicemente facendo il salvataggio in quest’ultimo formato, come visto sopra.
Come verificare se un PDF è PDF/A
Per validare un documento PDF e assicurarsi che sia effettivamente in formato PDF/A puoi usare diversi strumenti gratuiti accessibili online. Tra questi strumenti citiamo AvePDF. Una volta aperto il sito web potrai trascinare i file PDF nel browser per avviare la verifica. Un altro servizio molto valido è accessibile a quest’altro link
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