WhatsApp è sicuramente uno degli strumenti di comunicazione più popolari, utilizzato da milioni di persone ogni giorno per scambiarsi messaggi, immagini, video e file. Tuttavia, quando si tratta di comunicazioni professionali o promozionali, l’invio di messaggi personalizzati in massa può diventare complicato e richiedere molto tempo. Ecco perché strumenti come WhatBot sono fondamentali, poiché consentono di automatizzare il processo di invio di messaggi WhatsApp personalizzati utilizzando variabili presenti in file CSV o Excel.
In questo articolo mostreremo una guida passo dopo passo su come utilizzare WhatBot per inviare messaggi WhatsApp personalizzati. Per semplificare, supponiamo di voler inviare un promemoria riguardo alla data di scadenza di un’assicurazione, includendo nel messaggio il nome del cliente, la targa dell’auto e la data di scadenza dell’assicurazione.
Step 1. Prepara il file Excel o CSV con i contatti e i parametri
Il primo passo è creare un file Excel o CSV contenente le informazioni necessarie per personalizzare i messaggi. Supponiamo che tu voglia inviare un messaggio che includa il nome del cliente, la targa dell’auto e la data di scadenza dell’assicurazione. Il file dovrà contenere colonne separate per ogni parametro.
Ad esempio, il file potrebbe essere strutturato in questo modo:
| Nome | Numero | Targa | Scadenza |
|---|---|---|---|
| Mario Rossi | +391234567890 | AB123CD | 15/10/2024 |
| Anna Bianchi | +391234567891 | EF456GH | 20/11/2024 |
| Luca Verdi | +391234567892 | IJ789KL | 05/12/2024 |
Suggerimenti:
- Assicurati che ogni colonna sia chiaramente etichettata. Le colonne essenziali saranno il Nome (o un altro identificatore), il Numero di telefono, la Targa e la Data di scadenza.
- Il numero di telefono deve essere in formato internazionale (ad esempio, per l’Italia, il prefisso sarà +39 seguito dal numero).
- È importante che il file sia salvato in formato Excel (.xlsx) o CSV (.csv), formati supportati da WhatBot.
Se vuoi creare un file CSV assicurati che i dati siano separati dalla virgola, avrai quindi un file con i dati strutturati in questo modo:
Nome,Numero,Targa,Scadenza
Mario Rossi,+391234567890,AB123CD,15/10/2024
Anna Bianchi,+391234567891,EF456GH,20/11/2024
Luca Verdi,+391234567892,IJ789KL,05/12/2024
Step 2. Installa e configurare WhatBot
Se non hai ancora WhatBot installato sul tuo computer, la prima cosa da fare è scaricare e installare l’applicazione dal sito ufficiale (https://whatbot.net). Questo programma è disponibile sia un una versione per Windows che per Mac OS.
Una volta completata l’installazione vedrai questa schermata principale.
Segui questi passaggi per configurare l’applicazione:
- Accedi al tuo account WhatsApp: Clicca su OPEN WHATSAPP. WhatBot ti chiederà di collegare il tuo account WhatsApp. Questo di solito viene fatto tramite un codice QR che scansionerai con l’app WhatsApp sul tuo telefono.
- Importazione del file Excel o CSV: Dopo aver effettuato il collegamento, dovrai importare il file Excel o CSV che hai preparato. Dalla dashboard di WhatBot, cerca l’opzione per caricare o importare i contatti da un file Excel o CSV.
- Clicca su Importa contatti.
- Seleziona il file dal tuo computer e caricalo.
- Verifica che i campi siano correttamente mappati. Assicurati che la colonna del “Numero” sia associata correttamente ai numeri di telefono e che i campi come “Nome”, “Targa” e “Scadenza Assicurazione” siano anch’essi riconosciuti dal programma.
Step 3. Creare il messaggio personalizzato
A questo punto, sei pronto per creare il tuo messaggio personalizzato utilizzando le variabili dal file Excel o CSV. Supponiamo di voler inviare un messaggio come il seguente:
“Ciao Mario Rossi, ti ricordiamo che la tua auto con targa AB123CD ha l’assicurazione in scadenza il 15/10/2024. Ti invitiamo a contattarci per il rinnovo.”
Nella finestra di creazione dei messaggi di WhatBot, puoi utilizzare delle variabili che corrispondono ai nomi delle colonne nel file Excel o CSV che hai importato. Il messaggio deve essere impostato in questo modo:
“Ciao [[fullname]] ti ricordiamo che la tua auto con targa [[VAR1]] ha l’assicurazione in scadenza il [[VAR2]]. Ti invitiamo a contattarci per il rinnovo.””
WhatBot sostituirà automaticamente le variabili [[fullname]] , [[VAR1]] e [[VAR2]] con i dati specifici di ogni contatto presenti nel file.
Step 4. Imposta l’invio
Una volta creato il messaggio, dovrai impostare l’invio. WhatBot offre diverse opzioni di invio:
- Invio immediato: Puoi inviare i messaggi immediatamente a tutti i contatti presenti nel file importato.
- Programmazione dell’invio: Se preferisci inviare i messaggi in un momento specifico, puoi utilizzare la funzione di programmazione. Ad esempio, puoi programmare l’invio per una data e ora specifiche, ideale per gestire comunicazioni su larga scala senza intervenire manualmente.
Step 5. Monitoraggio degli invii
Dopo aver avviato l’invio, WhatBot ti permetterà di monitorare lo stato dei messaggi. Potrai verificare quali messaggi sono stati inviati con successo, quali non sono stati consegnati e se ci sono stati errori.
Vantaggi del monitoraggio:
- Puoi sapere immediatamente se ci sono stati problemi di consegna, ad esempio se un numero non è più attivo o se il messaggio non è stato recapitato.
- WhatBot ti consente anche di tenere traccia delle risposte, nel caso tu voglia gestire automaticamente le interazioni con i clienti.
Buone pratiche per l’invio di messaggi WhatsApp personalizzati
Quando utilizzi strumenti come WhatBot per inviare messaggi WhatsApp su larga scala, è importante seguire alcune buone pratiche:
- Non inviare spam: Assicurati di inviare messaggi solo a clienti che hanno acconsentito a ricevere comunicazioni da te. WhatsApp è molto rigido riguardo alla politica anti-spam e potresti rischiare la sospensione del tuo account.
- Personalizzazione autentica: Anche se stai utilizzando variabili per personalizzare i messaggi, fai attenzione a creare testi che sembrino autentici e non generici. Questo migliorerà la tua immagine professionale e la risposta dei destinatari.
- Frequenza di invio: Non inviare troppi messaggi in breve tempo. Questo potrebbe risultare fastidioso per i destinatari e potrebbe causare la segnalazione del tuo numero come spam.
L’utilizzo di WhatBot per inviare messaggi WhatsApp personalizzati attraverso variabili prese da un file CSV o Excel rappresenta una soluzione potente per le aziende che devono gestire comunicazioni con un numero elevato di clienti. Seguendo i passaggi descritti in questa guida, sarai in grado di automatizzare l’invio di messaggi personalizzati, ottimizzando tempo e risorse, e migliorando l’efficacia delle tue comunicazioni con i clienti.
Con un messaggio personalizzato che include il nome del cliente, la targa e la scadenza dell’assicurazione, puoi creare interazioni significative che lasciano un’impressione professionale e utile.
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