Abbiamo già descritto a grandi linee come si fa una fattura, ma in italia a partire dal 1 Gennaio 2019, la fattura deve essere di tipo “elettronico”. Cosa significa fattura elettronica? Si tratta in poche parole di una fattura “cartacea” da stampare o inviare al proprio commercialista, ma una fattura che va inviata direttamente all’Agenzia delle Entrate sotto-forma di file di formato XML 1.2. Questo XML è un linguaggio che consente di conentenere una serie di informazioni in una sorta di file testuale ed è ampiamente utilizzato per l’interscambio dei dati su internet grazie alla sua elevata compatibilità con diverse applicazioni.
Purtroppo non basta semplicemente convertire una fattura PDF in XML per avere già fra le mani una fattura elettronica, questo perchè il file XML deve rispettare precise regole così come descritte ampiamente sul sito ufficiale di FatturaPA.gov.it
Ma allora come fare una fattura elettronica? E’ possibile creare una fattura elettronica in autonomia o bisogna per forza affidarsi a servizi di terze parti (a pagamento)?
Per rispondere a queste domande bisogna innanzitutto capire bene cosa è una fattura elettronica e quali sono le fasi da seguire per crearla ed inviarla. La prima cosa da fare è procurarsi il proprio “Codice Destinatario” che dovrà essere inserito nella fattura e anche comunicare tale codice ai propri clienti e fornitori. Fatto ciò potrai procedere con i seguenti 4 step:
STEP 1. Crea fattura XML
STEP 2. Apponi firma digitale e/o invia la fattura elettronica tramite tua posta certificata al Sistema di Interscambio (SDI)
STEP 3. Metti la fattura elettronica in conservazione secondo la normativa
Per fare una fattura Elettronica in formato XML e magari anche inviarla direttamente al Sistema di Interscambio ci sono diverse possibilità e soluzioni. Ecco qui di seguito tutte le possibili soluzioni.
Soluzione 1. Fare una Fattura Elettronica con Servizi Online
Soluzione 2. Fare una Fattura Elettronica sul sito Agenzia Entrate
Soluzione 3. Fare una Fattura Elettronica con Excel
Soluzione n.1: Utilizzo di una piattaforma o servizio esterno (a pagamento)
Quasi tutti i provider e fornitori di servizi digitali come ad esempio Aruba, Register, Infocert, ecc.. offrono la possibilità di creare un account sul proprio sito e di creare, gestire e inviare fatture elettroniche direttamente online tramite la loro piattaforma oppure tramite il download di un software ad hoc. Questi servizi sono a pagamento, solitamente con canone annuale che dipende anche dal numero di fatture elettroniche generate.
Tra i vari servizi comunque vogliamo segnalare questa piattaforma che consente di gestire tutta la fatturazione elettronica in modo davvero semplice ed immediato. E’ ideale per tutte le aziende, sia piccole che medie e grandi e riesce a soddisfare le esigenze anche dei possessori di P.IVA. Altra cosa interessante di tale servizio è che permette di poterlo usare gratuitamente per 2 mesi senza limitazioni in modo da prendere prima confidenza con la piattaforma (è indispensabile in fase di registrazione scrivere il coupon “GLOBOSOFT” per ottenere tale beneficio).
Oltre a generare e inviare le fatture elettroniche, con questi servizi è possibile anche monitorare e archiviare tutte le fatture inviate e/o vedere l’esito dell’invio delle stesse.
Soluzione n.2: Utilizzo degli strumenti gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione 3 strumenti gratuiti per creare fatture elettroniche in autonomia:
A) Procedura web, accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia. Una volta acceduto a tale sezione potrai facilmente generare una fattura elettronica o caricare una già fatta in formato XML
B) Software scaricabile su PC sempre dal sito dell’Agenzia delle Entrate (da questa pagina). Dopo aver scaricato questo software dovrai compilare tutti i campi e alla fine verrà creato il file (XML) della fattura elettronica che dovrà essere inviato al SdI mediante la PEC o tramite il servizio gratuito presente nel portale “Fatture e
Corrispettivi”.
C) App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple.
Soluzione n.3: Usare Excel per creare fattura elettronica
Sono tantissimi gli utenti che utilizzano il caro e vecchio Microsoft EXCEL per creare fatture, salvarle in PDF e inviarle ai propri clienti. Il vantaggio di usare l’Excel è che non bisogna accedere a nessun servizio online, il tutto può essere fatto senza collegamento ad internet e su qualsiasi postazione. Con l’avvento della fattura elettronica però tutti i vecchi modelli Excel non servono più a nulla. Occorre rifare il modello e creare un sistema molto più complesso che da un lato consideri tutti i nuovi campi obbligatori da inserire nella fattura e dall’altro crei una fattura in formato XML (e non solo in PDF) che sia conforme con la normativa.
Facendo diverse ricerche sul web abbiamo finalmente trovato un modello Excel studiato proprio per creare fatture Elettroniche. E’ un excel che si basa sulle macro VBA e che oltre a creare fatture elettroniche XML riesce a memorizzare al suo interno tutti gli ordini, i clienti e le fatture stesse.
Puoi scaricare GRATIS questo modello Excel dall’interno di questo post su ExcelVBA.it: creare fatture elettroniche con Excel VBA
Ecco qui sotto un’immagine (screenshot) del primo foglio excel di questo file:
GloboSoft è una software house italiana che progetta e sviluppa software per la gestione dei file multimediali, dispositivi mobili e per la comunicazione digitale su diverse piattaforme.
Da oltre 10 anni il team di GloboSoft aggiorna il blog Softstore.it focalizzandosi sulla recensione dei migliori software per PC e Mac in ambito video, audio, phone manager e recupero dati.
Il sottoscritto nonostante esperto e professionista di software e di Hardware, Direi che questa modalità di fatture elettroniche è una gran bidonata e mazzata al popolo di chi lavora compreso i commercialisti .
Un commercialista non è un programmatore oppure un esperto di software..
Invece di semplificare le cose e lo scambio fra impresa / azienda / ditta e stato ,, le coese sono ora molto più complicate.. Prima di tutto non tutti hanno le postazione Hardware e/o il software adatto per effettuare tali operazioni — 2° Lo stato non può obbligare il popolo ad avere un commercialista + un esperto di informatica e qui dico un proprio esperto non un povero diplomato di informatica ( Che a scuola non sanno neanche cos’è una fattura!!). — 3° Direi Non basta una PEC ( email certificata ) e una firma digitale per inviare una fattura !!!! — Per me è più che sufficiente anzi è molto più pratica , veloce, leggibile sopratutto in un semplice formato PDF o anche in formato PDF-A volendo senza andare a creare le XML che oltre che non sono nemmeno leggibili senza conversione !!!!!!! Lo stato oltre che ci fa spendere dinaro e tempo — ci vuole massacrare le aziende .. Le cose burocratiche e solo in Italia Ci chiedono più tempo del lavoro effettivamente svolto e più denaro di quanto incassi!!!!!!!!!!.
Ma non era piu semplice far caricare le fatture in formato PDF anzichè xml per di piu conforme a quello che gli pare a loro
eh no, altrimenti era troppo semplice…
Condivido il commento di Lorenzo S.
Purtroppo le soluzioni da voi proposte non possono andar bene per tutti i soggetti, ognuno ha delle esigenze diverse, cosa che i genialodi al potere non hanno considerato.
Per esempio io lavoro in una azienda che fa più di 4000 fatture all’anno pur essendo una piccola SRL.
Il nostro gestionale è vecchio e non crea file in formato XML, e di certo non possiamo metterci a creare ogni fattura con i 3 sistemi da voi proposti.
L’unica soluzione sarebbe aggiornare il nostro programma ma ci verrenne a costare 8000 € in 4 anni, questo perchè le software houses si stanno aprofittando della situazione.
Insomma, un vero casino, ed oltre a non proporre soluzioni valide lo stato ci sta mettendo pure fretta senza concedere nemmeno una proroga.
Che palle sta fattura elettronica… ma non dovevano semplificare il sistema??? Così lo rendono ancora più un casino!!!
Tanto chi non fatturava continuerà a non fatturare…
Bah…
Non sei l’unico che la pensa così 🙂