Software per Verificare Indirizzi E-mail

L’e-mail marketing rappresenta oggi uno degli strumenti di comunicazione e di promozione più utilizzati dalle aziende italiane. Il vantaggio dell’e-mail marketing è duplice: da una parte c’è il basso costo (a differenza ad esempio dell’invio di posta cartacea) e dall’altra parte c’è l’immediatezza della comunicazione stessa. Però fare e-mail marketing non è una cosa banale da fare. Ci sono tanti aspetti da considerare se si vogliono ottenere risultati soddisfacenti da una campagna e-mail. I passi principali da seguire per iniziare a fare questo tipo di lavoro sono essenzialmente i seguenti:

1. Creazione di una mailing list (senza una lista di indirizzi email è impossibile parlare di email marketing)
2. Verifica degli indirizzi e-mail
3. Creazione e invio del messaggio tramite appositi programmi di email-marketing

In questo articolo vogliamo soffermarci sul secondo punto, cioè sulla verifica degli indirizzi email.

Perché conviene verificare gli Indirizzi E-Mail?

La tua mailing list potrebbe essere piena di errori, di account email fittizi e temporanei che potrebbero influire sulla tua deliverability cioè sull’esito dell’invio delle tue campagne e-mail. Se non vuoi rischiare che le tue e-mail vengano viste come SPAM o rifiutate a causa di qualità dei dati scadenti, è bene considerare questa fase di verifica come una fase determinante per il tuo lavoro.

Forse non sai che chiunque manda una email ha un “punteggio” o meglio un “sender score” (punteggio del mittente) che rappresenta un’informazione importante della “deliverability“. Questo punteggio (collegato al tuo IP o nome dominio) aiuta gli ISP (internet service provider) a determinare se sei “degno” di accedere alla loro posta in arrivo o se devi essere filtrato nella cartella spam. Più alto è il tuo punteggio migliore è la tua REPUTAZIONE. Se il punteggio è basso hai una pessima reputazione e le tue email finiranno in SPAM.

La verifica dell’e-mail migliora tale punteggio (sender score) per i seguenti motivi:

1. Elimina hard bounces (rimbalzo email)

Un bounce rate (frequenza di rimbalzo) elevato, ossia un’alta percentuale di email inesistenti nella lista, è uno dei motivi principali per cui il tuo “sender score” potrebbe essere basso. Questi “rimbalsi” si verificano principalmente perché l’indirizzo email non esiste più. Forse sono indirizzi email che non sono mai esistiti o forse sono account che esistevano una volta e poi sono stati dismessi.

È buona norma “pulire la lista e-mail” su base trimestrale per identificare i vecchi indirizzi e-mail e rimuoverli prima della prossima campagna. Si consiglia inoltre di convalidare ciascun indirizzo e-mail appena acquisito per evitare errori di battitura e account fittizi.

2. Riduce segnalazioni di Spam

In un mondo ideale, il tasso dei reclami antispam deve essere inferiore allo 0,1% cioè per ogni 5.000 messaggi e-mail inviati dovresti avere meno di cinque segnalazioni di spam. Per ottenere tale risultato occorre inviare contenuti di qualità agli utenti interessati, ma anche così qualche reclamo di spam potrebbe arrivare. La maggior parte di tali segnalazioni di spam arrivano da quei account email temporanei, fatti dagli utenti proprio per evitare di ricevere troppe email. Un software di verifica email (come quello che indichiamo sotto) che riesce a individuare e rimuovere tali indirizzi temporanei, ti aiuterà quindi a ridurre anche le segnalazioni di spam.

3. Evita Blacklist

Se si finisce nella “blacklist” i tuoi messaggi non verranno accettati da tanti server. Alcune liste nere sono più potenti di altre e alcune liste nere ti cancellano automaticamente dopo un determinato periodo di tempo.

Praticare una buona pulizia delle e-mail e acquisire dati dalle giuste fonti è la chiave per ridurre al minimo il rischio di finire nella blacklist. Tieni presente che è consigliabile monitorare quotidianamente i tuoi IP di posta elettronica per identificare se vengono “bannati” in modo da provare a risolvere il problema prima di inviare la nuova newsletter.

Miglior Software per Verificare Indirizzi E-mail

Adesso che sai quanto è importante verificare gli indirizzi e-mail cerchiamo di capire quale programma usare per fare tale lavoro. In rete esistono decine di programmi di verifica email ma qui di seguito ne vogliamo segnalare uno che si contraddistingue per la semplicità di utilizzo e per il prezzo conveniente. Stiamo parlando del programma Globo Email Verifier.

Questo software è di una semplicità estrema perchè l’unica cosa che dovrai fare è importare la lista degli indirizzi email e cliccare su VERIFICA. Non ci sono parametri da impostare o indirizzi da assegnare manualmente su valido o invaliro. Inoltre effettua una verifica completa degli indirizzi email, anzi effettua ben 5 verifiche distinte contemporaneamente:

1. Rimuove eventuali email doppie dalla lista
2. Individua e cancella indirizzi email con una sintassi errata
3. Rimuove indirizzi email temporanei o spam trap (trappole spam)
4. Verifica l’esistenza del dominio dell’indirizzo email
5. Effettua la verifica SMTP dell’account email

Al termine di queste 5 verifiche il programma dice se un indirizzo è VALIDO o INVALIDO.

Ecco come funziona Globo Email Verifier. Innanzitutto scarica e installa il programma sul tuo PC Windows:

Installa ed avvia il programma. Vedrai questa schermata principale:

Se vuoi l’interfaccia in lingua italiana clicca su SETTINGS e seleziona Italiano come lingua. In ogni caso, anche lasciando il programma in inglese, non avrai difficoltà a usarlo.

La prima cosa da fare è cliccare su IMPORT EMAILS e selezionare la lista con i tuoi indirizzi email. Puoi selezionare file CSV, EXCEL o TXT. Se per caso la lista contiene dei doppioni il programma automaticamente li rimuoverà e ti avviserà.

Dopo aver importato la lista apparirà un messaggio su cui dovrai cliccare su OK per procedere:

Dopo aver cliccato su OK appariranno nel programma tutti gli indirizzi da verificare:

A questo punto clicca in alto sul pulsante VERIFICA (oppure sulla freccetta “Avvia”) e il programma inizierà a fare tutte e 5 le verifiche sopra menzionate. Per ogni indirizzo apparirà quindi se è valido o invalido. Sotto la colonna “log” invece appariranno i dettagli tecnici della verifica effettuata:

Il software riesce a verificare circa 1000 indirizzi email ogni 10-15 minuti, quindi potrai caricare anche liste di decine di migliaia di indirizzi email e il software farà la verifica di tutti gli indirizzi in poche ore.

Al termine della verifica clicca in alto sul menu FILTERS se vuoi visualizzare solo le email valide o invalide. Infine accedi alla sezione EXPORT e da qui potrai esportare e salvare ad esempio solo le email valide in un nuovo file (Excel o CSV)

Tutto qui, verifica effettuata. Adesso avrai tra le mani una lista sicuramente più PULITA e pronta da usare per le tue newsletter o campagne e-mail.

NB: Globo Email Verifier è disponibile in versione demo gratuita che consente di verificare massimo 100 indirizzi alla volta. Se non vuoi tale limite puoi acquistare la licenza FULL senza limitazioni a soli 19€+iva da questo link. Programmi simili sul mercato hanno costi molto più elevati (anche superiore ai 50 euro)

Come verificare indirizzi email “manualmente”

Senza usare software è anche possibile provare a fare una pulizia della propria mailing lista manualmente. Ovviamente il processo manuale potrebbe richiedere parecchio tempo se gli indirizzi email da verificare sono tanti. Ecco comunque le verifiche principali che si possono eseguire per determinare la validità di un indirizzo email.

1. Verifica del formato: Controlla se l’indirizzo email ha un formato valido. Un indirizzo email dovrebbe contenere un nome utente seguito da una @ e quindi il dominio. Ad esempio, “[email protected]“. Assicurati che l’indirizzo email che stai verificando abbia questa struttura di base.
2. Invio di un’email di verifica: Puoi inviare un’email di verifica all’indirizzo che desideri verificare. L’email può contenere un link o un codice speciale che il destinatario deve cliccare o inserire per confermare l’indirizzo email. Se l’utente riceve e conferma l’email di verifica, è probabile che l’indirizzo email sia valido.
3. Verifica del dominio: Verifica se il dominio dell’indirizzo email esiste effettivamente. Puoi fare ciò cercando l’indirizzo IP associato al dominio e verificando se è attivo e corrisponde all’indirizzo email. Ci sono diversi strumenti online che possono aiutarti in questa verifica.
4. Rilevamento degli errori tipografici: Se stai cercando di verificare un grande elenco di indirizzi email, puoi utilizzare strumenti o librerie di validazione degli indirizzi email che controllano la presenza di errori tipografici comuni. Questi strumenti possono individuare indirizzi email con errori di battitura, mancanza di caratteri o caratteri non validi.
5. Controllo dell’esistenza dell’account: Puoi verificare se l’indirizzo email esiste effettivamente inviando un’email di prova o cercando informazioni sull’account associato a quell’indirizzo. Ad esempio, puoi cercare il nome dell’utente associato a quell’indirizzo email online o contattare direttamente la persona per confermare la validità dell’indirizzo.

Globosoft

GloboSoft è una software house italiana che progetta e sviluppa software per la gestione dei file multimediali, dispositivi mobili e per la comunicazione digitale su diverse piattaforme.

Da oltre 10 anni il team di GloboSoft aggiorna il blog Softstore.it focalizzandosi sulla recensione dei migliori software per PC e Mac in ambito video, audio, phone manager e recupero dati.