Cos’è un Ufficio senza Carta?
Concetto di ufficio senza carta (“paperless office”): un ufficio privo di supporti cartacei che elimina completamente i prodotti di carta e quindi elimina i costi di acquisto, copia, stampa e conservazione della carta stessa. Tale ufficio svolge la maggior parte delle attività utilizzando le comunicazioni elettroniche, tra cui e-mail e servizi di condivisione di documenti online. Tutti i documenti vengono convertiti in forma digitale e i documenti fisici vengono eliminati.
Vantaggi dell’ufficio senza carta:
- Il primo vantaggio di gestire un ufficio senza carta è che si ha un effetto positivo sull’ambiente. Consumando meno carta, si preservano le risorse naturali e si riduce l’uso di combustibili fossili.
- La creazione di un ufficio privo di supporti cartacei consente di risparmiare molto spazio fisico perchè tutti i documenti vengono archiviati sul server o su servizi cloud online.
- Oltre al risparmio di spazio, un altro vantaggio dell’ufficio senza carta è che c’è un risparmio di costi. Meno spazio significa anche meno soldi spesi per il leasing o l’affitto dell’ufficio.
- Risparmio di tempo: non c’è bisogno di svuotare un’intera libreria alla ricerca del documento o della fattura da recuperare. Tutto può essere gestito tramite una ricerca sul tuo computer o tramite il proprio cellulare.
- Elevata accessibilità: tutti i file della tua attività saranno facilmente accessibili.
- Un ufficio senza carta può essere più sicuro in quanto i file possono essere protetti da password e l’accesso può essere limitato a determinati dipendenti.
Svantaggi dell’ufficio senza carta:
- I file più importanti e personali essendo archiviati su dispositivi tegnologici, rendono l’utente dipendente dalla tecnologia stessa e dal loro corretto funzionamento.
- La creazione di un ufficio privo di supporti cartacei significa che è necessario assicurarsi di disporre di computer veloci ed efficienti nel proprio ufficio per accedere ai file. Ciò può comportare un costo iniziale considerevole.
- Più risorse umane: potrebbe essere necessario assumere nuovi specialisti IT per gestire i file digitali e metterli al sicuro
- E’ necessario investire in cybersecurity per mantenere i file elettronici completamente al sicuro.
- Guardare lo schermo del computer per lunghi periodi di tempo può essere dannoso per gli occhi.
Come Creare un Ufficio Senza Carta con PDFelement
PDFelement è una delle migliori scelte quando si tratta di soluzioni per ufficio senza carta. È una soluzione completa per ufficio senza carta che può far risparmiare alla tua azienda migliaia di euro e centinaia di ore di lavoro ogni anno.
Nel seguente articolo vogliamo condividere alcune idee utili su come creare un ufficio senza carta e gestire al meglio i tuoi documenti digitali. Quello che ti serve è il programma PDFelement ed un computer (Windows o MacOS)
#1: Digitalizzare Documenti in PDF
La prima grande sfida di chi vuole passare ad un ufficio senza carta riguarda sicuramente la gestione dei file cartacei che l’azienda già possiede. In alcuni casi, le aziende hanno migliaia di file che devono essere digitalizzati affinché l’ufficio diventi completamente privo di supporti cartacei. Questo è particolarmente comune per le aziende del settore finanziario, legale e medico.
Tutti i documenti cartacei devono essere digitalizzati in modo che possano essere accessibili da computer e dispositivi mobili. Il risparmio sui costi di gestione di un ufficio senza carta non saranno raggiunti fino a quando tutto sarà digitalizzato.
Uno dei migliori programmi per fare questo lavoro è sicuramente PDFelement, che ti consente di scansionare rapidamente le pagine e memorizzarle in formato PDF. Il formato PDF è uno standard aziendale globale per la pubblicazione e l’archiviazione di file. Scarica PDFelement per PC o Mac dai link seguenti:
Schermata principale di PDFelement:
PDFelement possiede anche la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). L’OCR rileva le lettere e i caratteri esatti sulle pagine scansionate. Ciò rende tutti i file scansionati modificabili e ricercabili una volta che vengono salvati in PDF nel sistema. Questa funzione può far risparmiare migliaia di ore alla tua attività perché non dovrai scrivere metadati approfonditi che descrivano il contenuto dei file scansionati.
Una volta che il file è stato salvato sul computer potrai visualizzarlo praticamente su qualsiasi dispositivo, incluso smartphone, computer Windows e MacOS e tablet. Manterrà il suo layout su ciascuno di questi dispositivi e il file scansionato sarà facile anche da condividere con altre persone via email o tramite un programma di messaggistica.
#2: Stampa in PDF
Una volta che la tua azienda ha scansionato i vecchi documenti cartacei nel tuo sistema di gestione file senza carta, la seconda sfida sarà imparare a gestire i nuovi documenti. Fortunatamente, anche questo è reso facile grazie a PDFelement.
Ogni volta che crei un nuovo documento utilizzando un’applicazione di elaborazione testi, PDFelement ti consente di stampare su PDF utilizzando la stampante PDF virtuale integrata nel programma.
Essere in grado di stampare file direttamente in PDF garantisce che i tuoi documenti utilizzino un formato identico. Significa anche che tutti i nuovi documenti entrano nel flusso di lavoro dell’ufficio senza carta, e sono quindi immediatamente ricercabili e modificabili.
#3: Creazione Moduli Compilabili
Creare e compilare moduli cartacei è un’operazione che richiede molto tempo di lavoro manuale. Una volta che un modulo cartaceo è completato viene archiviato o i dati vengono trasferiti manualmente in un sistema elettronico. Dopo che i dati vengono registrati, il modulo cartaceo viene solitamente eliminato, sprecando quindi non solo tempo ma anche risorse.
PDFelement semplifica il processo di creazione e compilazione dei moduli creando moduli PDF compilabili. Non c’è più bisogno di compilare moduli cartacei, potrai facilmente compilare moduli sul tuo computer. Questi moduli elettronici contengono tutti gli elementi di un modulo cartaceo, inclusi campi di testo, caselle di controllo, pulsanti di opzione, caselle combinate, e tanto altro ancora.
#4: Firma Elettronica
L’invio di documenti firmati può essere un processo che richiede molte risorse. In genere, il documento deve essere stampato, firmato, digitalizzato e inviato. Questo processo può essere ottimizzato utilizzando la funzionalità di firma elettronica in PDFelement.
Per utilizzare questa funzione dovrai caricare un documento PDF nel programma e poi inserire una firma digitale al PDF. Successivamente è possibile inviare il file PDF firmato ai destinatari desiderati. Nessuna carta viene utilizzata durante l’intero processo!
#5: Scannerizzazione in PDF
PDFelement ha anche una potente funzione di “Scanner” che consente di scannerizzare documenti in alta qualità PDF.
Prima della scannerizzazione dovrai selezionare lo scanner e poi potrai ance decidere se applicare la funzione OCR per ottenere un file PDF “ricercabile“. Potrai anche selezionare il box per la conformità con il formato PDF/A
#6: Estrazione dati da modulo PDF
Un altro motivo per cui i moduli cartacei possono richiedere molto tempo è che poi tutte le info vanno manualmente estrapolate e salvate da qualche parte sul computer o gestionale.
Cone PDFelement è possibile superare questo problema estraendo automaticamente i dati dai moduli PDF. Non è necessario ridigitare i dati o elaborare manualmente le informazioni. PDFelement ti consente di personalizzare quali parti del modulo estrarre e cosa fare con i dati raccolti. Tutti i dati dei moduli possono essere importati in un foglio Excel con pochi passaggi. Per maggiori info leggi anche come estrarre dati da moduli PDF.
#7: Modelli & Templates gratuiti
Anche con un ufficio senza carta, ci sono diverse attività che possono richiedere del tempo di lavoro ed elaborazione. Ad esempio, la creazione di documentazione, progettazione di moduli e scrittura di report aziendali.
PDFelement aiuta fornendo accesso a una grande libreria di modelli/templates già pronti da usare. Ciò consente di creare rapidamente documenti da modelli PDF già pronti, risparmiando potenzialmente molto tempo.
#8: Annotazione Documenti
La collaborazione può essere molto difficile quando si utilizzano documenti cartacei. Ogni partecipante coinvolto nella collaborazione deve condividere documenti o avere una copia individuale.
In un ufficio senza carta, grazie a programmi come PDFelement, ogni partecipante può annotare e commentare nello stesso file PDF. Ciò consente a tutti i membri del team di accedere rapidamente al documento e visualizzare l’input di altri collaboratori.
#9: Salvataggio in PDF/A per archiviazione a lungo termine
La maggior parte degli uffici ha determinati tipi di file che sono importanti ma non utilizzati spesso. Ciò potrebbe includere dichiarazioni fiscali, certificazioni e accordi commerciali. Questi documenti archiviati a lungo termine possono essere archiviati in un formato chiamato PDF/A.
PDF/A è il formato standard ideato per documenti PDF che vengono archiviati a lungo termine ed evita problemi di visualizzazione o incompatibilità anche dopo parecchi anni. Questo formato è già ampiamente utilizzato da governi, organizzazioni e imprese.
#10: Sicurezza documenti con Password
L’utilizzo di documenti cartacei può rappresentare un serio rischio per la sicurezza della tua azienda. È impossibile impostare una password che blocchi l’accesso al documento cartaceo ed è difficile limitare l’accesso a determinati membri del personale.
Nel caso digitale invece, grazie a PDFelement, una volta che i documenti sono stati digitalizzati in PDF, potrai proteggere il PDF con password o limitare l’accesso. Non vi è alcun rischio che il personale non autorizzato visualizzi o copi il file una volta che viene protetto da password. PDFelement consente inoltre di eliminare le informazioni sensibili dal documento PDF tramite la funzione di “oscuramento” dei contenuti.
Questi sono le 10 soluzioni fattibili con PDFelement per trasformare (o quanto meno avvicinare) il tuo ufficio ad un ufficio senza carta. Per molti è utopia ma la realtà dice che questo processo di trasformazione è irreversibile e saranno sempre meno i documenti cartacei in circolazione.
GloboSoft è una software house italiana che progetta e sviluppa software per la gestione dei file multimediali, dispositivi mobili e per la comunicazione digitale su diverse piattaforme.
Da oltre 10 anni il team di GloboSoft aggiorna il blog Softstore.it focalizzandosi sulla recensione dei migliori software per PC e Mac in ambito video, audio, phone manager e recupero dati.
